Em todas as turmas do FAN, quando mostrando como todos os requisitos devem derivar dos objetivos do negócio, sempre comentei o seguinte: meu currículo apresenta projetos que tiveram problemas com prazos e orçamentos. Alguns maiores, outros nem tanto. Só me sentiria envergonhado se apresentasse ali algum projeto que tivesse falhado na realização dos objetivos do negócio.

A comunidade de gerenciamento de projetos tem demonstrado maior preocupação com o Valor gerado para os negócios. Dentre vários artigos e outros trabalhos distingue-se, por exemplo, “Diferenciando os Alinhamentos Estratégicos de Projetos“, de Ana Helena Moreira e Fabio Medeiros, publicado na MundoPM de Abr/Mai de 2009. Eles demonstram como a Proposição de Valor de uma organização, da qual derivam as estratégias, deve direcionar “o foco e o conteúdo dos elementos do gerenciamento de projetos”. Aliás, o título do editorial da mesma edição, assinado por Zózimo, é “Valor“.

O PMBoK¹ não dá margens para dúvidas quando registra que “projetos são meios para a realização de metas ou objetivos da organização”. Nem quando afirma que o gerente “entrega projetos balanceando requisitos de escopo, prazos, qualidade e custos”. Ele falha, em minha opinião, quando não explicita que tal “balanceamento” deveria ser orientado pelos objetivos do negócio. Na realidade, o grande problema do PMBoK é não fazer refletir em seus processos a devida preocupação com a satisfação das metas e objetivos da organização.

Alinha-se ao PMBoK o Chaos Report, relatório publicado pelo Standish Group desde 1994. Alinha-se? Sim, ao considerar que um projeto *falha* quando atrasa e/ou estoura orçamento e/ou não entrega todo o escopo *planejado*. Ambos os trabalhos ainda apresentam em seu “espírito” uma preocupação exagerada com o plano. Contra desvios são recomendadas “ações corretivas”, o que deixa entender que o plano está sempre correto; Equivocada seria a execução.

Apesar da qualidade aparecer entre itens que precisam ser “balanceados”, tanto PMBoK quanto o Chaos Report nos remetem ao velho “Triângulo de Ferro” do gerenciamento de projetos: Escopo, Prazos e Custo. Esses três itens configuram as principais preocupações de um gerente de projetos. E elas estão explicitamente refletidas nas várias práticas e processos sugeridos não só nos dois trabalhos mas em vários outros que tratam o gerenciamento de projetos.

O primeiro dos 12 princípios do Manifesto Ágil diz que: “Nossa maior prioridade é satisfazer o cliente através da entrega antecipada e contínua de software valioso”. Valioso no sentido de que o produto entregue realmente representa um meio eficaz para a busca dos objetivos do negócio. Vários métodos, frameworks e práticas derivados do Manifesto Ágil atestam tal preocupação. Mas alguns parecem limitar a percepção de valor à medição do ROI (Retorno sobre o Investimento). É suficiente?

O Novo Triângulo

Jim Highsmith, em “Agile Project Management – Second Edition²“, sugere a adoção de um “novo triângulo”, de algo que de fato represente as principais preocupações de um novo gerente ou líder de projetos. Para ele, as três pontas deste novo triângulo são: Valor, Qualidade e Restrições. Segue uma breve explicação sobre cada uma:

• Valor: representa diretamente a contribuição para a realização dos objetivos do negócio. Quando tratamos de um sistema para uso próprio, avaliamos e valorizamos a eficácia com a qual ele ajudará a empresa na busca pelos seus objetivos.
  Quando a principal saída de um projeto é um produto ou serviço para uso de terceiros, o Valor indica tanto a satisfação destes quanto a realização das estratégias comerciais.
  Aqui é importante destacar que o Valor também representa a Qualidade Extrínseca ou externa do produto ou serviço. Essa qualidade é imediatamente percebida pelo cliente e não é a mesma citada como segunda ponta do triângulo.
• Qualidade: esta é a Qualidade Intrínseca ou interna do produto, e refere-se principalmente à sua confiabilidade e capacidade de adaptação. Por exemplo: um produto pode ser muito bem recebido por um cliente no primeiro momento – seu Valor foi percebido pelo cliente. No entanto, quando mudanças são necessárias mas de difícil e cara implementação, consideramos que a qualidade do produto é baixa, sofrível ou inexistente.
• Restrições: e quem disse que o velho triângulo deveria ir para o lixo? Muito pelo contrário. É aqui, formando a terceira ponta do novo triângulo, que manifestamos nossa preocupação com Escopo, Prazos e Custos. Como reforça Jim, utilizando o mesmo padrão de apresentação dos valores do Manifesto Ágil, a colocação das restrições como apenas uma ponta do novo triângulo não significa dizer que elas não são importantes. Mas é considerável o impacto na crença de que a realização sem desvios do escopo, prazos e custos previstos seriam suficientes para determinar o sucesso de um projeto.
  E esta não é a única mudança. Além do livro de Jim, um outro trabalho a ser publicado em 2010, “Agile Product Management with Scrum³“, sugere um interessante tratamento das restrições. Das três – escopo, prazos e custos – uma é mais relevante para a realização dos objetivos do negócio. Apenas ela deveria ser fixada. As outras duas seriam tratadas com certa flexibilidade. Por exemplo: o prazo, o time-to-market, é considerado crucial para o sucesso de determinado produto. Sendo assim, tanto o escopo quanto os custos poderiam variar. É claro que não se trata de flexibilização total (e insana). Mas o cliente ou patrocinador aceitaria a flutuação dentro de uma faixa pré-estabelecida. Os custos ficariam entre $ 80 e $ 120, por exemplo. Também seria aceitável o possível corte de algumas funcionalidades opcionais (ou secundárias). Tudo para que o prazo, neste exemplo a restrição mais importante para o negócio, fosse atendido plenamente.

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Me parece inevitável uma revisão da definição de fracasso pelo Standish Group. Assim como espero um PMBoK mais orientado para a adaptação do que para ações corretivas (que visam a colocação do trabalho nos “trilhos” de um plano). Como insiste Jim Highsmith em mais de um trecho do livro, “planos (e arquiteturas) devem funcionar como guias e não como camisas-de-força”.

Do outro lado, do Mundo Ágil, espero a compreensão de que o ROI (Retorno sobre o Investimento) não é a única unidade de medida ou preocupação que deve nortear um projeto ou mesmo indicar seu sucesso ou fracasso.

Mas… devo me segurar. Afinal, prometi uma série de artigos com provocações e questionamentos, não com conclusões. Portanto, deixo algumas questões: Como você mede o sucesso de seus projetos? E o fracasso? Você realmente acredita que um projeto cancelado significa um fracasso? Planos não realizados em sua plenitude são fracassos? Essas percepções são compartilhadas por todas as partes interessadas?

O papo seguirá. O próximo artigo será “O Mundo Mudou“. Inté!

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Referências

1. Guide to the Project Management Body of Knowledge – PMBoK® Guide, Fourth Edition.
   PMI – Project Management Institute. 2009.
2. Agile Project Management – Second Edition.
   Jim Highsmith. Addison-Wesley, 2010.
3. Agile Product Management with Scrum
   Roman Pichler. Addison-Wesley, 2010.

A figura utilizada no topo do artigo, flikr2298, é do Flikr e liberada como Creative Commons (by).

Jenifer apareceu para confirmar a reunião das 10. Notou que algo estava errado só na quarta vez que chamou Harry, tocando seu ombro. Pela temperatura do pescoço sacou que o cara estava realmente morto. Lembrou-se imediatamente da rodinha que se formou em torno da máquina de café logo após a reunião do dia anterior. Sentiu um frio na espinha quando recordou a jura que fez para meia dúzia de testemunhas: “Ainda mato esse $%&”. Deixou o cubículo se certificando de que ninguém havia reparado sua presença ali.

Jenifer é analista de negócios. Os 5 meses e 18 dias de convívio com Harry foram, segundo suas próprias palavras, “um inferno”. Se arrependeu de ter sugerido a adoção de um modelo iterativo e incremental para o desenvolvimento do projeto. “Melhor seria ter ficado aqui apenas um mês, escrito do jeito que desse todos os casos de uso e me mandado para outro projeto”. Harry lhe roubou a ideia e fez um curso de 8 horas de ScrumMaster. Voltou com o certificado e algumas conclusões: “A ideia do Scrum é muito boa. Só não curti muito esse papo de ScrumMaster, Product Owner e coisa e tal. Vamos adotá-lo, mas eu seguirei sendo GP. E tenho dito!”

Harry fazia questão de participar de todas as reuniões com o cliente. Jenifer funcionava mais como sua secretária do que como analista de negócios.

Arnie é um dos três programadores plenos (pero no mucho) alocados no projeto. Com espinhas no rosto e bonequinhos japoneses em sua mesa, vivia irritado com Harry. Reclamava do “clima opressivo” do projeto. Não suportava mais as 4 horas extras diárias e as manhãs de sábado trabalhando, coisa que Harry chamava de “esforcinho extra”. Algo que ele compensaria, dependendo do sucesso do projeto, “com uma bela feijoada no Bar Brahma. Por minha conta!”, prometia o falecido.

Arnie nunca manifestava suas opiniões para o coordenador – tremia de medo dele. Aos pares sempre acusava as sugestões “malucas” e o risível domínio técnico de Harry: “O cara sabe de Java tanto quanto eu manjo de culinária peruana”. As piadinhas de Arnie nunca mereciam uma risada espontânea, mas todos os programadores concordavam com suas críticas.

Passou pelo cubículo do Harry para perguntar, pela terceira vez, se a data de encerramento da iteração realmente mudaria. Todo mundo achava aquilo uma loucura e Harry nunca era conclusivo. A verdade é que nenhuma iteração até aquele momento havia respeitado o plano original (que previa ciclos de 30 dias). Arnie tremeu muito quando percebeu que seu silencioso interlocutor estava mortinho. Agachou e elaborou 100 planos para escafeder-se sem ser notado. Saiu engatinhando e entrou no cubículo ao lado, da gata Jenifer, simulando a busca pela lente de contato que ele nunca usou. Nem notou as cruzadas pernas torneadas de tão nervoso que estava.

Eis que chega o Capitão, bufando. É o gerente da área comercial e já avisou que não toleraria mais reclamações do cliente. Esperava desde a noite anterior por uma versão atualizada do arquivo do ‘project’. O cliente falou que não pagaria mais nenhuma parcela se não visse uma “evolução” do projeto. Harry e Capitão acordaram que o envio do ‘project’ talvez funcionasse como calmante. Não sem antes discutirem, por 3 horas e 17 minutos, sobre os problemas do projeto. Harry dizia que o cliente não sabia o que queria. E reclamava que sua equipe era muito “júnior”. Capitão, entre um tapa e um murro na mesa, lembrava que nunca vira, em 30 anos de carreira, um projeto de software sem problemas. No ápice do papo, lá pelas 8 da noite, gritou para quem quisesse ouvir: “Se esse projeto não der lucro eu te mato, safado!”

Boa parte da remuneração do Capitão vinha de um naco do lucro de cada projeto comercializado. Ou seja, há tempos ele vivia com a corda no pescoço, contas penduradas e um salário mínimo. A empresa resolveu que comissões ‘normais’ estavam apenas contribuindo para o aumento do prejuízo dos projetos. E concluiu que a participação nos lucros incentivaria maior colaboração da área comercial nos projetos, “gerenciando relacionamentos. Afinal, esses técnicos são muito ruins de papo”. Capitão bufou, acatou e enviou o currículo atualizado para 47 empresas.

Capitão gritou uma, duas, três vezes. “Não é possível que agora esse @#$ resolveu dormir aqui!”. Com um safanão fez a cadeira girar, o que mostrou meia face do pobre coitado e morto Harry. O olho esbugalhado dizia tudo.

Jenifer e Arnie aproveitaram o escândalo para dar e livrar suas caras: “Capitão, você matou o Harry?” A pergunta saiu em uníssono e em volume suficiente para ser ouvida em todo o andar. Logo estavam todos ali, pescoços sobre as divisórias do cubículo, rostos de espanto e comentários inteligentes sem champanhe nem cicuta. “Jura? O Capitão matou o Harry?”

Ninguém gostava do Harry. “Mas matar o cara! Meldels… onde vamos parar?” As meninas choravam um choro nervoso. Os rapazes, com seus modernos celulares, espalhavam a nova para toda a agenda de contatos. Ninguém sabia o que fazer. Capitão estava estático, catatônico, com cara de bobo. Jenifer e Arnie ainda o fitavam, acusadores e aliviados.

O ramal do Harry tocou. Identificador de chamadas: “Amorzinho”. Todos que estavam próximos trocaram olhares, esperando que um herói tomasse a iniciativa de atender ao chamado. Ninguém teve coragem e depois do 13º toque o telefone silenciou. Para tocar de novo 30 segundos depois. Identificador de chamadas: “Esse cara não tem mãe”.

“Xi… agora é o freguês”, disse alguém.

Capitão atendeu, mandando bala: “Ô Xerife, você sabe que mora eu meu coração, não?”. Silêncio constrangedor de dois minutos e meio. Todos sacaram que o Xerife, o cliente, desfilava seu repertório de impropérios nos acostumados ouvidos do Capitão. Do nada, o gerente comercial resolveu mudar o rumo da conversa: “Querido, por favor, me diz uma coisa: você mandou matar o Harry? Porque, veja bem, se foi você, eu gostaria que você soubesse que todos aqui consideraram a decisão mais acertada para que finalmente a gente possa estar providenciando a otimização de nosso processo orientado ao…” tum, tum, tum…

Epílogo

Foi no velório que todos ficaram sabendo que Harry não foi assassinado. Sofreu uma parada cardíaca fulminante. “Também”, disse Jenifer, “o cara se alimentava mal e não fazia exercício nenhum! Não aguentava um lance de escadas”. Arnie lembrou que havia dois meses que Harry parou de fumar: “Não adiantou nada.” “Pudera, o cara tava mascando 60 chicletes de nicotina por dia!”, assuntou outro. Capitão consolava o Amorzinho dizendo que Harry era o melhor coordenador de projetos que ele conheceu em 30 anos de carreira. “Pena que não suportou a pressão”.

E Harry não conseguiu o que queria quando veio para a “Top Down**”, com o diabo ter. Ele queria era falar pro Presidente pra montar um PMO e ajudar toda essa gente que só faz sofrer…

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* O drama acima foi levemente inspirado num dos melhores filmes pouco conhecidos do Mestre Hitchcock, “The Trouble with Harry” (1955), que aqui em Pindorama é tratado como “O Terceiro Tiro”. As imagens utilizadas neste artigo foram indevidamente surrupiadas da Internet.

** A “Top Down” é uma software house de última geração fincada no meio do potencial vale do silício tupiniquim, leia-se Vale do Anhangabaú. Sediará outros dramas, com certeza. Infelizmente, sem nosso querido Harry.

Atualização em 3/Fev/10: As três batidas na madeira, dadas abaixo, não adiantaram muito. Eu deveria ter verificado anteriormente a coincidência com nomes, principalmente com a empresa. É preciso dizer que a Top Down do artigo acima, agora definitivamente fechada, não tem nada a ver com a empresa homônima sediada no Rio de Janeiro. Foi uma infeliz coincidência mesmo. E pelo meu descuido peço desculpas. Agora vou ter que inventar um novo nome para as futuras aventuras da trupe desenvolvedora.

Lembrete: salvo engano, ontem foi o Dia dos Gerentes de Projetos. Eu não ia homenagear-nos (ainda me considero um) com um artigo sobre as “maravilhas” da última versão do PMBoK, né? Fica para uma data mais propícia (ou menos perigosa).

Aviso: a história acima é pura ficção e bobagem. Qualquer semelhança com fatos, empresas ou pessoas de verdade deve ser mera coincidência. (3 batidas na madeira)

Tentarei ilustrar a situação com uma breve história.

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Era uma vez uma empresa de médio para grande porte repleta de sistemas. Como é tradicional, a parte “feijão com arroz” do negócio (processos de apoio – financeiro, contábil, RH…) foi informatizada com um pacote ERP; A parte “filé com fritas” (processos primários – vendas, atendimento…) é um combinado de módulos desenvolvidos internamente com algumas soluções de terceiros. Antenada por necessidade, a empresa em questão, que chamaremos de ACME, já usa mas pouco abusa de conceitos modernos como SOA, BPM e BI.

Assim como acontece em praticamente todas as organizações ao redor do globo, a “Arquitetura Corporativa” da ACME assemelha-se ao retrato do inferno devidamente registrado por uma câmera de 12 megapixels. Consequência natural de anos e anos de projetos “para ontem”, adoção de caixinhas mágicas, fornecedores famintos e voluntariosos e algumas pitadas de modismos. A receita pode variar um pouquinho de empresa para empresa, mas o prato parece ser sempre o mesmo. E é indigesto.

A demanda por manutenção (80%) e novas aplicações (20%) é sempre maior que a capacidade instalada. Fornecedores devidamente homologados adoram essa parte. Afinal, “fábricas de software” (sic) foram inventadas para isso mesmo, certo?

Software é um elemento vital para a ACME. Aliás, deve ser para 80% das empresas. Mas ele ainda não é visto como ativo, como conhecimento. Software é contabilizado como despesa. E é tratado como tal: um mal necessário. Então a ACME brinca de fazer de conta que mantém o cérebro e terceiriza membros, mais precisamente os braços. Traduzindo: uma equipe interna definiria o que precisa ser feito; o “como” e respectiva construção seriam executados por “parceiros”. (Há palavra mais maldita que essa em nosso mundo?)

Acontece que o cérebro é pequeno e fica cada vez menor. Para cada neurônio disponível para “coletar requisitos” (sic), existem dezenas ou centenas de usuários putos da vida, atrasados, indecisos e com hora marcada no psicólogo. Quando muito, uma reunião(zinha) de 1 hora é tudo o que o neurônio tem para entender o que o usuário quer. Desse entendimento nasce um briefing. E dele extrai-se um “cheiro” que, como num passe de mágica, vira compromisso de prazo e custo. Tudo acontece tão rápido que o neurônio nem tem tempo de suspirar.

Com um olho na fila de usuários que aguardam sua vez de choramingar requisitos, o neurônio repassa para o parceiro selecionado por um critério qualquer aquele conjunto de parágrafos desconexos apresentados anteriormente como briefing. Sim, a escassez de neurônios é tamanha que cabe ao parceiro “fechar o escopo” (sic). Com um pouco de insistência e um tanto de sorte o parceiro consegue um ou dois encontros com usuários para desenvolver “casos de uso”. O papo é menos belicoso que aquele entre usuários e neurônios porque o parceiro é “de fora”. Mas, talvez para mitigar riscos de rusgas, o parceiro sempre manda um analista diferente. O rodízio deve seguir a lógica do namoro de jogador de futebol. Mas os usuários já se cansaram de dizer que “eu já expliquei isso antes…”

Tão logo o parceiro se manifeste satisfeito com as informações coletadas (implicitamente ele tá de saco cheio daquelas idas e vindas), tem início um hiato de duração indeterminada (apesar do cronograma assinado).

É marcado para um belo dia (e precisa ser belo mesmo – porque, se ameaçar chover, o parceiro nem tira o carro da garagem) a apresentação do projeto. Dependendo da cara (e do bolso) do sponsor, o evento tem lá suas regalias. Na maior parte das vezes, é só um encontro do parceiro com alguns usuários e um cafezinho. O neurônio autor do briefing é convidado a participar. Claro, se ele ainda estiver na folha de pagamentos da ACME.

O encontro é tenso. Já começa nervoso. E os usuários não colaboram com o clima: “Nossa, atrasou tanto desta vez, né?”

Num caso específico a apresentação começou por uma parte bem complicada do projeto: uma tela de cadastro de clientes. O usuário do departamento de marketing mal esperou a tela acabar de ser “renderizada” (sic) e já reclamou: “Nossa logomarca sofreu pequenas alterações há 6 meses. Adequação para a nova realidade Web 2.0 e patati patatá…”. Foi interrompido. O parceiro falou que ninguém avisou. “Mas é uma pequena alteração besta…”, disse, tentando encerrar o assunto. Afinal, o importante era o conteúdo! O cara do marketing não concordou, mas silenciou.

Para testar o conceito de usabilidade o parceiro pediu que um outro usuário, sem nenhum treinamento, fizesse o cadastro de um cliente. Claro, ele escolheu a menininha mais bonitinha que estava na sala. E quase pegou em sua mão para guiar o mouse na direção do botão “Incluir”. “Por que esse botão tem a cor diferente dos outros?”, questionou a bela. Não mereceu resposta, mas seguiu em sua nobre tarefa.

Até que, após digitar nome, CPF e logradouro do namorado (para infelicidade do parceiro), se deparou com uma combo box onde ela deveria selecionar a Unidade da Federação. Clicou na setinha e viu uma lista mais ou menos assim: SP, BA, MG, RJ, DF, RS, SC, AC, RR, PA, MS, AM…

Não se sabe quem disparou primeiro, se o neurônio, a bela ou o cara de marketing. Talvez tenha sido um coro: “Caramba, por que a lista não está ordenada?”

O parceiro engoliu seco e sacou da mochila importada um calhamaço manchado e cheio de dobras que apresentava na capa a logomarca da ACME (desatualizada) e o nome do projeto. Passou pelas (33) páginas do caso de uso em questão – de trás para frente e de frente para trás – e cravou: “Não tá escrito aqui que a lista deveria ser ordenada. Isso é mudança de escopo!”

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A história acima é uma ficção baseada em fatos reais. Só as trechos mais exagerados são verdadeiros.

A foto utilizada, “Lift Shaft Within the Old Town Hall Tower”, foi devidamente surrupiada de lostajy. Ela foi liberada com licença Creative Commons.